La checklist d’un événement, de la validation au jour J

Un événement réussi est rarement celui où tout s’est bien passé par chance. C’est celui où chaque point a été réglé à temps, par quelqu’un qui savait que c’était à lui de le faire. La checklist sert à cela : sortir l’organisation de votre tête pour qu’elle tienne même pendant la semaine où vous avez trois réceptions.

Les échéances ci-dessous sont des repères. Un mariage de 200 convives se prépare plus tôt qu’un déjeuner de séminaire : déplacez les curseurs, mais gardez l’ordre.

À la validation du devis

Le client a dit oui. Avant de passer à autre chose, verrouillez ce qui ne pourra plus l’être plus tard.

• La confirmation est écrite, et l’acompte prévu par vos conditions est demandé.
• La date est bloquée dans votre calendrier, avec le lieu et le nombre de convives annoncé.
• Vous connaissez le lieu : accès pour le véhicule, distance entre le parking et la salle, point d’eau, puissance électrique, cuisine ou office sur place, horaires autorisés.
• Vous avez le nom et le téléphone de la personne qui décidera le jour J, et ce n’est pas forcément celle qui a signé.
• Le matériel à louer et les extras dont vous aurez besoin sont pressentis, surtout en haute saison.

Trois à quatre semaines avant

• Le menu définitif est arrêté, options comprises.
• Les allergies et les régimes particuliers sont recensés par écrit.
• Le déroulé est calé avec le client : heure d’arrivée des invités, durée du cocktail, heure du passage à table, discours, pièce montée, fin de service.
• Les produits à long délai sont commandés.
• La location est réservée : vaisselle, verrerie, nappage, mobilier, matériel de cuisson.

Deux semaines avant

• Le nombre définitif de convives est confirmé, adultes et enfants, à la date prévue au devis.
• La liste de courses est établie, et les commandes fournisseurs partent.
• Chaque extra a reçu sa mission : lieu, heure d’arrivée, heure de fin prévue, fonction, tenue, contact sur place.
• Le plan de salle et le nombre de tables sont connus, s’ils conditionnent le service.

La semaine de l’événement

• Les marchandises sont réceptionnées et contrôlées à la livraison.
• Le planning de production est affiché : qui prépare quoi, quel jour.
• Le matériel loué est réceptionné et compté.
• La feuille de route est prête : adresse, plan d’accès, déroulé minute par minute, contacts, liste de ce qui part dans le véhicule.
• Un dernier appel au client confirme les horaires et lève les questions en suspens.

La veille

• Les préparations sont conditionnées et étiquetées par service.
• Le chargement est préparé dans l’ordre inverse du déchargement.
• Le petit matériel est vérifié. C’est lui qui manque : couteaux, planches, torchons, sacs-poubelle, rallonges, allume-gaz, trousse de secours.
• Les extras ont confirmé leur présence.

Le jour J

• À l’arrivée, vous faites le tour du lieu avec votre contact et signalez tout de suite ce qui ne correspond pas à ce qui était prévu.
• L’équipe reçoit un brief : déroulé, rôle de chacun, plats, allergies, qui décide en cas d’imprévu.
• Pendant le service, une seule personne parle au client.
• En fin de service, le matériel est compté avant d’être rechargé, et la casse est notée.

Les règles d’hygiène, de transport et de conservation des denrées s’appliquent à chaque étape. Cette checklist porte sur l’organisation et ne les remplace pas.

Après l’événement

C’est la partie qu’on saute, et celle qui rend le prochain événement plus facile.

• Le matériel loué est rendu, et le retour est pointé.
• Le solde est facturé selon vos conditions.
• Les heures réelles des extras et les dépenses sont relevées, pour connaître la marge réelle.
• Vous notez ce qui est revenu en cuisine, ce qui a manqué, ce que vous feriez autrement.

Une checklist par événement, un modèle pour tous

Refaire cette liste de mémoire à chaque fois, c’est s’assurer d’oublier un point différent à chaque fois. Écrivez votre modèle une bonne fois, avec vos mots et vos habitudes. À chaque nouvel événement, vous partez de ce modèle et vous ajoutez ce qui lui est propre : le traiteur du vin d’honneur, le code du portail, la grand-mère qui ne mange pas de poisson.

Deux règles la gardent utile. Chaque ligne a un responsable, sinon elle n’est à personne. Et une ligne cochée l’est vraiment : on ne coche pas « extras confirmés » quand on a seulement envoyé le message.

Dans WeboDevis, un devis validé devient un événement qui porte sa checklist, son matériel, sa liste de courses et ses extras. Chaque extra dispose d’un lien où il retrouve ses missions.